プライバシポリシ  

日本大学鶴ヶ丘高等学校同窓会(以下、当会と略します)は、事業活動において取り扱う個人情報の重要性に鑑み、これを適切に保護するため、つぎのとおり定めます。

1. 個人情報の取得

当会は、適切かつ公正な手段で個人情報を取得します。

2. 個人情報の利用

当社は、個人情報をつぎの利用目的の範囲内で取り扱い、法令に定めた場合を除き、利用目的を超えて、個人情報を取り扱いません。

1) 当会の事業活動に関する情報を提供する場合に利用します。

2) 当会の事業活動の改善に関して利用します。

3) 日本大学鶴ヶ丘高等学校からの依頼により卒業生に情報提供するために必要な場合には利用を許諾することがあります。

4) 同期会やクラス会、クラブOB会からの依頼により卒業生に情報提供するために必要な場合には利用を許諾することがあります。

5) 当会において運営上必要な管理を行うために利用します。

3. 個人情報の管理

当会は、個人情報を適切に管理するために、合理的な安全策を講じます。また、当会は、継続して個人情報を保有する必要がなくなったと判断した場合、個人情報を消去することがあり ます。

4. 個人情報に関するお問合せについて

会員から当会が管理する会員ご自身の個人情報について、内容の開示、訂正、削除等 の依頼を受けた場合、法令に従って、適切に開示等の対応を行います。


お知らせとお願い

1. 会員皆様の個人情報の管理体制

会員皆様の個人情報は、会則第3章(会員)第5条の2に基づき管理しています。同条項では、個人情報は「個人情報保護管理者を置き、これによって、会員情報の漏洩、滅失又は毀損の防止その他の安全管理のために必要且つ適切な措置を講じ、個人情報保護法等の法令に従うものとする。」としています。

この条項に基づき、当会では会員情報保護管理委員会を設置しています。委員長は会長を任命しています。

個人情報の管理等は、同委員会が審議した「適正管理のための実施要項と監査方法」を役員会にて承認し、その内容に基づき運用をおこなっています。

2. 会員皆様の個人情報の取扱い

1) 個人情報の入手方法

同窓会では卒業時に卒業生の皆様(同窓会の新会員)のご了解を得たうえで学校から氏名、住所などの個人情報を正式な手続きを経て受領しています。

2) 個人情報の保管と情報の管理

個人情報は同窓会から委託した下記の事業者にて保管をおこなうと伴に、最新の情報とするための情報の管理をおこなっています。

委託先 : 株式会社アクセスプログレス
      東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー24階
      http://www.access-t.co.jp/pg/

上記の委託先は、同窓会にて慎重な調査と審議を経て決定したものです。なお、同社は当会以外でも多くの企業や団体などの個人情報を保管・管理している実績があります。同社は個人情報の適正管理を監査するためのしくみである「プライバシーマーク制度」による認証を受けています。

( 個人情報をアウトソーシングした理由 )
個人情報の管理は厳正かつ厳格におこなう必要があります。また、個人情報保護法に基づく管理が求められます。同窓会単独でこれらの要件を満たす管理をおこなうことは現状では難しい状況です。
また、個人情報の保管と管理のためのしくみの構築と運用には、専用の情報システムも含め、多くの管理工数と費用がかかります。営利企業でない同窓会では、単独でこれらの管理と費用を負担することはできません。
そのため、個人情報の保管と管理をアウトソーシングすることにしました。

3) 個人情報の利用範囲と外部への提供

個人情報は上記のプライバシポリシの「2)個人情報の利用」で定められた範囲で利用します。

同窓会以外の外部への提供は、母校である日本大学鶴ヶ丘高等学校以外には、会員本人の承諾がない限り提供することはありません。また、母校に提供する際にも、母校からの正式な依頼に基づく場合に、正式な手続きにより提供を行ないます。

( クラス会の開催などでの名簿提供 )
クラス会、同期会やクラブOB会などで、同窓会の保有する名簿(個人情報)の提供を求められることがあります。
現在は、直接個人情報を提供していません。必要な場合は、その旨申請していただき、同窓会からご本人(提供を希望している各卒業生)に、郵送にて個人情報の提供の可否の確認を連絡しています。

( クラス会の開催などで名簿が必要な場合 )
クラス会、同期会やクラブOB会などで、同窓会の保有する名簿(個人情報)をご利用になりたい場合は、同窓会事務局までご連絡をお願い申上げます。
同窓会から希望するご本人に連絡することができます。手続きや費用などにつきましては同窓会事務局までご連絡をお願い申上げます。

4) 住所等が変わった場合

転居で住所に変更があった場合や、ご結婚で氏名に変更があった場合は、同窓会事務局までご連絡をお願い申上げます。

同窓会では保管している個人情報に基づき、お知らせや会報誌などをお送りしています。

3. 個人情報の不正使用があった場合

最近では少なくなりましたが、過去に正当な同窓会関係者でない者や企業から、同窓会や同窓会関係者を語って会員に、営業活動が行なわれる場合がありました。

同窓会ではそのようなことが行なわれた場合は、厳格な対処をおこないます。過去には、同窓会とまったく関係のない企業が、同窓会名簿を編纂するために同窓生に勧誘ハガキを出していたことがありました。同窓会では、弁護士である役員から内容証明物郵便で注意喚起を行なうなどの厳格な処置をおこないました。

当同窓会の名をかたる勧誘などで、個人情報の不正使用を思われることがありましたら、同窓会事務局までご連絡をお願い申上げます。

 
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